Zoals ik heb geleerd in mijn training bij Priority Management, levert het veel tijd op om je werkzaamheden te plannen, ook al lijk je het soms te druk om hiervoor de tijd te nemen.
Voor 2022 moet ik het wel doen. Ik ga namelijk halverwege 2022 stoppen met werken. En ik kan het niet maken om in juni mijn collega’s op te zadelen met alles dat ik dan nog onder handen heb.
Dit is voor mij een moeilijk proces. Ik vind mijn werk nog steeds leuk. Ik pak heel veel dossiers op, ik zit in overleggen en werkgroepen, werk mee aan veranderprocessen. Mijn opgave voor 2022 is daarom om in 5 maanden tijd mijn werk over te dragen, collega’s in te werken en dan…. Loslaten. Dit vergt veel planning en discipline.
Stap 1: Realistisch plannen
Bij het plannen is het belangrijk om realistisch te kijken naar het werkbeslag. Heb je de neiging om te denken “ooh, dat valt wel mee, 1 x in de twee weken een overleg van 1,5 uur”, bedenk dan goed of dit wel klopt. Hoeveel tijd gaat er zitten in voorbereiding van het overleg en acties die hieruit voortvloeien. Hoe lang is de gemiddelde doorlooptijd van een dossier? Niet te optimistisch ingeschat?
Stap 2: Overleg met collega’s
Mijn planning voor 2022 begon eind 2021, met het maken van een overzicht van alle werkzaamheden. Welke moeten worden overgenomen? Door wie kan het worden overgenomen? Hoe ga ik overdragen? Wanneer ga ik het overdragen en loop ik alleen nog op de achtergrond mee? Tot welke datum pak ik nog dossiers op, rekening houdend met de gemiddelde doorlooptijd? Is het mogelijk om hele ingewikkelde dossiers dan niet op te pakken, zodat ik niet halverwege het proces alsnog moet overdragen?
Is het mogelijk om al ruim voor mijn laatste werkdag “klaar” te zijn en de rest van de tijd te vullen met “invliegers”, zodat mijn collega’s ontlast worden?
Stap 3: Overzicht is rust
Bovenstaande punten gelden voor mij, voor mijn laatste halve jaar als werknemer. Maar in feite zou iedereen een planning kunnen maken voor het komende jaar, of een andere periode. Wat zijn de grote projecten die op stapel staan? Zijn er personele gaten te dichten, b.v. door ouderschapsverlof van collega’s. Probeer zo veel mogelijk overzicht te krijgen op wat er op je en de afdeling afkomt. Neem je vakantieperiode hierin ook op, zodat je iets meer relaxed je computer kan afsluiten.
Een goed begin is het halve werk zegt men. Ik zal niet zeggen dat een goede planning aan het begin van het jaar het halve werk is, was dat maar waar. Maar het helpt wel om overzicht en daarmee rust te creëren. En dat is fijn meegenomen