Zoals ik al eerder meldde, ga ik halverwege dit jaar stoppen met werken. Eén van de voornemens op mijn lijst is het opschonen van mijn mailbox.
Als je, zoals ik, veel zaken onderhanden hebt (gehad) en in veel werkgroepen zit/zat, komt het je misschien bekend voor, dat het vaak aan tijd ontbreekt om alle mails die over en weer zijn gegaan, op te schonen. Aan tijd ontbreekt? Nee onzin, ik heb er geen tijd voor vrij gemaakt.
In de cursus Priority Management leer je hier wel bij stil te staan. De belangrijkste les voor mij had moeten zijn het “touch it once principe” ofwel je neemt onmiddellijk een beslissing aan de hand van de 4 D’s:
Doe nu : je antwoordt direct
Date activate : je plant een taak ( bij voorbeeld taak maken van mail via snelle stappen )
Delegate : mail forwarden met een duidelijke taakomschrijving
En vooral veel mails Dumpen – durven mails weggooien want je kijkt er toch weinig naar
Maar die praktijk hè, die is soms zo weerbarstig.
Ik kijk dus aan tegen zo’n 50 mappen in mijn mailbox, met, verschillend per onderwerp, wel tot 200 mails per map. Ik heb op onze gemeenschappelijke afdelingsschijf een persoonlijke map, waar ik documenten op kwijt kan voor procesdossiers en beleidsonderwerpen. Maar heeft het nut om alles klakkeloos vanuit de mailbox naar de afdelingsschijf te zetten? Nee, natuurlijk niet. Ik moet nu vooral de 4e D doen: Dumpen!!
Mailcorrespondentie, die heeft geleid tot een afweging of besluit, alleen de laatste bewaren, zodat alle “reacties op reacties” weg kunnen.
Eenmalige mails, die niet hebben geleid tot een vervolg? Weg.
Mails waarvan je niet meer wist dat je ze had? Weg.
Mails die al langer dan 2 jaar in je box zitten, waar je nooit meer naar gekeken hebt? Weg.
Bedankjes, complimenten en andere collegiale mails? Weg.
De documenten die ik wel opsla, voorzie ik van een datum en een duidelijke naam, alvorens ik het bij het onderwerp op de afdelingsschijf zet. Altijd handig voor mijn opvolgers.
Al met al kost het meer tijd dan ik had verwacht. Maar het begin is er.