Als jouw inbox overspoeld wordt met e-mails: je bent niet alleen! Het probleem komt zoveel voor dat het nu zijn eigen term heeft: e-mailoverload of e-mailoverbelasting. Sommige werknemers krijgen honderden of zelfs duizenden e-mails per dag. Hierdoor zijn ze angstig om hun inbox te openen. Belangrijke berichten blijven onbeantwoord of er wordt juist onevenredig veel tijd besteed aan het beantwoorden. Dit alles vreet aan je vermogen om je eigen werk of team te managen.
Hieronder staan vijf tips om een overload aan e-mails te beheren en je te helpen efficiënter te werken, zodat je tijd kunt vrijmaken voor werk wat meer toegevoegde waarde heeft
Identificeer jouw gewoonten op het gebied van mailen
Het ontwikkelen van goede gewoonten begint met bepalen hoe je de e-mail momenteel beheert.Mensen die worstelen met de hoeveelheid mails die ze krijgen vallen vaak in één van de onderstaande categorieën. Door vast te stellen hoe jij jouw e-mail gebruikt, kun je verbeteringen aanbrengen in de delen die dit behoeven. Identificeer jij je met één van deze typen?
- Snelle antwoorden: je reageert direct op de meeste of zelfs alle e-mails. Hoewel je altijd reageert doet de tijd die je eraan besteedt af aan je productiviteit.
- Opsparen: op de meeste e-mails reageer je snel, maar je bent inconsistent in het archiveren of verwijderen van e-mails. Als je jouw inbox niet leegmaakt of archiveert, dan is het moeilijk om e-mails te volgen of op een later tijdstip informatie te verzamelen. Ook kan een steeds groter wordende inbox stress opleveren.
- Negeren: je leest en reageert bijna nooit op e-mails. Je verspilt geen tijd aan mails en kunt je focussen op waardevol werk, maar je loopt belangrijke berichten mis. Dit kan leiden tot frustraties bij collega’s en afbreuk doen op je werkproduct.
Beoordeel e-mail: verwijderen, antwoorden of archiveren
Geef prioriteit aan je e-mails en je hebt minstens de helft van de strijd over het beheer van teveel e-mails al gewonnen. E-mailoverbelasting is uiteindelijk het resultaat van gebrekkig beheer van e-mails. Meerdere keren zoeken naar dezelfde e-mail is zonde. Het is de bedoeling om er maar één keer mee bezig te zijn! Identificeer en rangschik je e-mails als volgt:
- Prioriteit en urgent: deze e-mails zijn direct duidelijk voor je. Het onderwerp of de afzender springt eruit. Reageert direct op deze e-mails.
- Belangrijk, maar niet urgent: deze e-mails vereisen een actie of reactie, maar niet direct. Plan dit in je agenda in door een taak te creëren met de e-mail en reageer op dit aangewezen tijdstip.
- Niet belangrijk en niet urgent: verwijder e-mails die niet belangrijk zijn en waar je geen antwoord op hoeft te geven.
De meeste e-mailapplicaties bezitten een aantal functies die het stellen van prioriteiten op het gebied van e-mail makkelijker maken. Hierbij kun je denken aan het markeren van e-mails, het geven van een ster aan e-mails of nog beter: het maken van actie-items. Systemen zoals archiveren of taggen maken het makkelijker om e-mails later terug te vinden, voor reactie of als referentie. Leren hoe jouw e-mailprogramma in elkaar zit maakt je veel efficiënter in het beheren van jouw mails.
Blokkeren en afmelden voor ongewenste e-mails
Ongewenste e-mail kan jouw inbox makkelijk voor meer dan tachtig procent vullen. Deze ongevraagde e-mails zijn niet gewenst en je hebt ze niet nodig. Je doet een grote stap voorwaarts in het beheren van je e-mails door te voorkomen dat ongewenste e-mails in je inbox terecht komen.
De meeste mailsystemen hebben een spam filter die automatisch ongewenste, massa-mails detecteren. Mails die door de spam filter heen komen kunnen alsnog als spam gemarkeerd worden en in de toekomst wel tussen je ongewenste mails terechtkomen.
Daarnaast kun jij je uitschrijven van e-maillijsten die je niet gebruikt. Onderaan de e-mails staat vaak een knop waarmee jij je kunt afmelden. Klik op deze link en selecteer de berichten die je wel wil ontvangen van deze afzender. In de meeste gevallen kun je jezelf ‘afmelden voor alles’.
Als al het andere niet werkt kun je e-mails van specifieke adressen blokkeren. Onthoud dat gewetenloze afzenders hun adressen vaak wijzigen, dus dit is geen onfeilbare methode. Blokkeren betekent ook dat je geen correspondentie meer ontvangt van deze afzender. In sommige gevallen heb je wel correspondentie nodig van een bepaalde afzender, zoals berichten over aankopen of verzendingen.
Blokkeer tijd voor het beheren van e-mail
Het is voor iedereen belangrijk om belangrijke mails te beantwoorden. In plaats van het gevoel te hebben dat jouw e-mail je beheerst kun je stappen ondernemen om zelf controle te krijgen over je mailbox door elke dag wat tijd vrij te maken om e-mails te beantwoorden.
Bepaal een tijdstip op de dag waarop je dit het meest productief kunt doen. Wacht niet tot de avond, wanneer je te moe bent en doe het ook niet sporadisch gedurende de dag. Dit vermindert je focus.
Voor veel mensen is het reageren op e-mails het eerste wat ze ’s ochtends doen. Je bent dan nog fris om de uiteenlopende vragen te beantwoorden, waarvan er veel waarschijnlijk complex zijn. Je geest is net wakker en je bent nog niet snel afgeleid, dus je kunt je volledige focus richten op het meest gecompliceerde werk op hoog niveau.
Kies de beste communicatiemiddelen
Mailen is één manier om te communiceren. In de afgelopen jaren heeft instant messaging steeds meer bekendheid gekregen op de werkplek. Chat-applicaties zorgen voor snelle uitwisseling die veel efficiënter is, mits deze op de juiste manier wordt toegepast. Chats zijn het geprefereerde middel om direct antwoord te krijgen op lastige vragen of zorgen, of begeleiding bij problemen. Chatkanalen kunnen algemeen of juist zeer specifiek zijn, waardoor het gemakkelijk is om het onderwerp te identificeren of om op een later tijdstip informatie op te halen.
De chat kan, wanneer deze voor soortgelijke doeleinden gebruikt wordt, de overbelasting qua e-mails verminderen. Houd er wel rekening mee, dat wanneer de chat e-mail volledig vervangt, er een risico ontstaat op een overbelasting qua chatberichten.
Om de effectiviteit qua communicatie te maximaliseren worden afdelingen geadviseerd om de beste manier van communicatie te creëren. Dit omvat duidelijk vaststellen wanneer de chat en wanneer de e-mail gebruikt wordt en verwachtingen over hoe kanalen opgezet worden, wanneer en hoe mensen reageren en andere vormen van het uitwisselen van informatie.
De best practices voor communicatie scheppen ook verwachtingen rondom online en live vergaderingen en de momenten wanneer deze de voorkeur hebben boven schriftelijke communicatie.
Door de best practices voor communicatie vast te stellen, het gebruik van verschillende communicatiemiddelen te optimaliseren en de bovenstaande tips voor het minimaliseren van de overbelasting in je inbox toe te passen, wordt het beheren van je e-mails steeds minder een vervelend klusje. Het wordt meer wat het moet zijn: een hulpmiddel wat je productiever en effectiever maakt in je werk.