Gelukkigere medewerkers met goed Time Management

Steeds meer bedrijven omarmen plannen rond het welzijn van hun werknemers. Niet zo gek natuurlijk want voelen werknemers zich goed, dan heeft dat direct een positieve weerslag op de organisatie als geheel. Werknemers die lekker in hun vel zitten voelen zich meer verbonden met het bedrijf en zijn productiever. Zo werk je door in te zetten op een prettig werkklimaat aan sterkere organisaties.

Het inzetten op welzijn is in de laatste jaren van nog groter belang geworden. Werknemers ervaren hogere stressniveaus door de pandemie en het overstappen op andere werkregelingen, zoals hybride werk en werk op afstand. De vervaging van professionele en persoonlijke tijd is al jaren een belangrijke stressfactor voor werknemers, en is alleen maar toegenomen. De scheiding van werk en privéleven brokkelt verder af door het toenemend aantal thuiswerkers. Er zijn veel zaken die verband houden met het welzijn van werknemers.

In dit blog richt ik me op één aspect: Time Management voor een beter evenwicht tussen werk en privéleven. Daarover geef ik zeven strategieën om goed met tijd om te gaan waardoor er minder stress en een harmonieuze balans tussen werk en privéleven is.

Betere werk-privé balans door Time Management in 7 stappen:

1. Stimuleer regelmatige pauzes gedurende de werkdag
2. Sta ‘niet storen-tijd’ toe
3. Stel grenzen rond werktijden
4. Respecteer vrije tijd voor werknemers
5. Let op bij het opsparen van vakantiedagen
6. Sta vrije tijd toe voor belangrijke gebeurtenissen in het leven
7. Geef het goede voorbeeld

1. Stimuleer regelmatige pauzes gedurende de werkdag

Het nemen van pauzes gedurende de werkdag heeft voordelen. Regelmatig afstand nemen van het werk vermindert stress, vermindert fouten en verhoogt de productiviteit, creativiteit en betrokkenheid. In plaats van urenlang door te werken, moedig je werknemers aan om pauzes te nemen, omdat minder doorwerken op de lange termijn meer oplevert.

Plan vaste momenten voor grotere pauzes. Stel hiervoor een herinneringsmelding in via agenda of andere toepassingen. Lunchen, bijpraten met collega’s of huisgenoten, even blokje om, allemaal heel goed want door de afstand, krijg je inzicht en hernieuw je je energie.

Idealiter zouden werknemers na 50/55 minuten achter het beeldscherm een paar minuutjes pauze nemen. Mooi moment om even wat te drinken te halen en uit het raam te staren. Ben je gefocust bezig en kun je langer doorgaan, prima, maar stop dan ook wat langer. Zo kunnen je hersens weer even bijkomen. De hersens zijn net spieren, je kunt ze niet continu belasten.

2. Sta ‘niet storen-tijd’ toe

De cultuur in sommige organisaties en werkgroepen is zo dat van werknemers verwacht wordt dat ze altijd klaar moeten staan voor spontane discussies, vergaderingen of verzoeken. Maar dit verhoogt de productiviteit niet. Zeker bij werk waar je je aandacht voor nodig hebt, zoals gegevensanalyse of het schrijven van een beleidsstuk. Dit vereist namelijk diepgaand, ononderbroken denkwerk. Afleiding bij het uitvoeren van dit soort taken zal de kwaliteit van het werkproduct of de tijdige voltooiing ervan drastisch verminderen.

Moeten werknemers aan dergelijke taken werken, geef ze dan de mogelijkheid om ‘niet storen’-tijd of focustijd in te plannen. In deze tijd reageren ze niet op hun telefoon, rechtstreekse berichten en e-mails. Werken ze in een kantoortuin of een lawaaierig hokje, zorg dan altijd voor concentratiewerkplekken waar ze even ongestoord kunnen werken.

3. Stel grenzen rond werktijden

In de huidige tijd werken teamleden niet altijd op dezelfde tijden, door flexibele roosters, verschillende tijdzones, hybride of externe werkomgevingen. Dit kan er voor zorgen dat werknemers buiten hun schema werken, of zich verplicht voelen om dat te doen. Studies tonen aan dat het uitvoeren van werktaken op alle uren, maar ook de verwachting dat dit van hen gevraagd wordt, de stress sterk verhoogt.

Help werknemers met het beheren van hun tijd voor een beter evenwicht tussen werk en privéleven: Stel duidelijke richtlijnen op over wat als werktijd wordt beschouwd, en beperk e-mails en oproepen alleen tot werktijd, tenzij het echt dringend is.

4. Respecteer vrije tijd voor werknemers

Naast het stellen van grenzen rond de niet-werktijd van werknemers, respecteer je natuurlijk ook de vrije tijd van werknemers. De norm moet zijn dat als een werknemer niet op kantoor is wegens vakantie, persoonlijke tijd of ziekte, er geen contact mag worden opgenomen. Expliciete noodgevallen mogelijk uitgezonderd.

Laat werknemers automatische antwoordmails instellen waarin ze aangeven afwezig te zijn, soms kan een collega of algemenere mailbox bij dringende zaken worden opgegeven. Vrije tijd is zo ook echt vrije tijd.

5. Let op bij het opsparen van vakantiedagen

Iedereen heeft op zijn tijd wat rust en ontspanning nodig in de vorm van vakantie. In een vakantie rust je uit en laad je op om zo met hernieuwde helderheid, kalmte en creativiteit weer aan het werk te gaan. Beperk het aantal vakantiedagen dat werknemers per jaar kunnen opsparen, vooral om hen aan te moedigen vakanties op te nemen. We hebben allemaal vrije tijd nodig, je voelt je er beter bij en het verhoogt je productiviteit bij terugkomst.

6. Sta vrije tijd toe voor belangrijke gebeurtenissen in het leven

Ieder van ons krijgt te maken met belangrijke levensgebeurtenissen waarvoor verlof van het werk nodig is. Soms zijn de wettelijke verlofmogelijkheden niet voldoende voor gebeurtenissen zoals:

• de zorg voor een ziek familielid
• een baby met complicaties
• het verlies van een familielid
• een verhuizing
• het volgen van een opleiding
• het behalen van een diploma.

Zorg dat er binnen het bedrijf of de organisatie ruimte is om hier op een prettige manier mee om te gaan. In de vorm van vaste regelingen, maar ook door met de werknemer persoonlijk mee te denken. Die steun als ze voor dergelijke uitdagingen staan, komt hun welzijn en het vertrouwen in de werkrelatie ten goede. Denk hierbij aan het maximaliseren van betaald verlof of mogelijkheden van onbetaald verlof of andere werktijden aan.

7. Geef het goede voorbeeld

Het beste advies is dit laatste. Als jij pauzes neemt, vakanties plant en bij het werken aan belangrijke zaken even niet gestoord wil worden, zullen de teamleden of werknemers dat makkelijker ook doen. Dus naast een goed vastgesteld beleid en protocollen is het zelf op een gezonde manier werken heel belangrijk. De bedrijfscultuur is iets dat niet gevormd wordt door wat er over opgeschreven staat, maar hoe het uitgevoerd wordt. De acties van de leiders in uw organisatie worden bekeken door de werknemers en beïnvloeden hun keuzes rond werk en privéleven.

Zorg er dus voor dat het beleid rond tijdsmanagement voor een beter evenwicht tussen werk en privéleven naar de letter en de geest wordt nageleefd. Dus supervisors nemen regelmatig pauzes, plannen ‘niet storen’-momenten in, sturen geen e-mails na werktijd en zijn in hun vakanties vervangen en dus ook niet bereikbaar. Dit alles zal bijdragen tot het creëren van gezonde gewoonten voor iedereen, jezelf en de werknemers.

Het welzijn van werknemers is van het grootste belang voor de ontwikkeling van de veerkracht van het team op de werkplek. Bevorder dit en zie hoe het team opbloeit.